Ох уж эти входящие-исходящие!..
Давно заметила, что в последнее время среди различных слоев населения стало популярным выражение «меня это бесит». Услышать его можно как от взрослых, так и от детей, подростков, при этом «взбеситься» все готовы из-за любого пустяка. Лично меня бесит только две вещи: выражение «меня это бесит» и еще, когда войдя в офис какой-либо организации, вижу у секретаря на полке папки с надписями «Входящие документы» и «Исходящие документы».
Сразу видно - а секретарь-то не настоящий! Точнее, не профессионал, не имеет человек в делопроизводстве ни малейшего понятия.
А еще сразу понимаешь, что в организации нет основы основ делопроизводства того - без чего вообще невозможно вести документооборот надлежащим образом и обеспечить сохранность документации. Речь идет о номенклатуре дел. Более подробно о том, зачем нужен этот документ и как он составляется, можно прочитать в предыдущем номере электронного журнала «Сакратар.by», и мы здесь распространяться сильно об этом не будем, лишь подчеркнем еще раз - нужен! А вот те, кто формирует корреспонденцию по принципу «входящие-исходящие», явно этого не понимает, как и не представляет себе последствий такого формирования дел.
Именно для таких попробуем популярно объяснить, в чем дело и где здесь, как говорил один известный политик «собака порыла».
Вначале напомним, что общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы установлены Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция). Для любителей «входящих-исходящих» объясним популярно: Инструкция обязательна к применению для всех! К слову, п. 4 этого документа устанавливает, что организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству, но в соответствии с требованиями Инструкции.
Согласно п. 13 Инструкции организации ведут переписку с вышестоящими, подведомственными, сторонними организациями, гражданами, в том числе ИП в целях выполнения поставленных перед ними задач и реализации возложенных на них функций. Переписка между структурными подразделениями организации, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается.
Почему же так важно формировать эту переписку правильно?
Все дело в том, что согласно Закону Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» от 25.11.2011 № 323-З организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов. В свою очередь, сроки хранения документов устанавливает Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее — Перечень). Именно на этот документ следует опираться при составлении номенклатуры дел организации, и не только при указании сроков хранения в номенклатуре, но и при внесении в номенклатуру заголовков дел - ведь в последующем эти заголовки должны в точности совпадать с заголовками на обложках!
Никаких «входящих» и «исходящих» документов вы в Перечне не найдете, относительно данной категории применяется термин «переписка». При этом встретить этот термин можно в разных заголовках дел, например, «Переписка о разработке, применении и разъяснении регламентов, инструкций, правил, положений, методических указаний и рекомендаций» (п. 31); «Претензионная переписка» (п. 73); «Переписка о заключении и исполнении договоров, контрактов по финансово-хозяйственной деятельности» (п. 67); «Переписка об аренде, субаренде недвижимого имущества, безвозмездном пользовании недвижимым имуществом» (п. 445) и т.д. Это, однако, более актуально для больших организаций с разветвленной организационной структурой. Но там-то как раз, нужно отметить, и с делопроизводством, как правило, все в порядке, поскольку им занимаются люди с соответствующей подготовкой и опытам, их учить не нет необходимости.
Если вы отвечаете за документооборот в небольшой организации, то вам будет достаточно обратить внимание на п. 33 Перечня - переписка по основной деятельности (срок хранения - постоянно) и п. 34 - переписка по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения - 3 года после проведения налоговой проверки). Именно такие две папки должны стоять у вас на полке, именно с такими наименованиями (правда, с уточнением: «Переписка с организациями и учреждениями…»).
Вот журналы регистрации будут называться «Журнал регистрации входящей корреспонденции» и «Журнал регистрации исходящей и внутренней корреспонденции». Ведутся они по форме, установленной Инструкцией (приложения 8 и 9 соответственно). В первой графе каждого из них проставляется дата и индекс документа.
Пунктом 47 Инструкции установлено, что регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.
То есть при поступлении, например, к вам письма, вы регистрируете его в Журнале регистрации входящей корреспонденции, проставляя порядковый номер и, через значок /, номер по номенклатуре дел, и, после того как это письмо будет обработано, помещаете его в одну из папок «Переписка…» в зависимости от содержания. Если это письмо требовало ответа, то ваш «ответ Чемберлену» регистрируете точно таким же образом в Журнале регистрации исходящей и внутренней корреспонденции, но свой экземпляр (копию) этого исходящего документа помещаете в туже папку «Переписка…». Несовпадающие номера документов, находящихся в этой папке, при этом вас не должны смущать, главное здесь - хронология, чтобы документы в этой папке шли один за одним строго по датам.
Именно так и именно в таком порядке следует все делать потому, что Перечнем, заметьте, установлены разные сроки хранения документов: для переписки по основной деятельности ¾ постоянно, а от переписки по административно-хозяйственным вопросам вы можете избавиться по истечении трех лет после налоговой проверки. А вот если вы не разделяете эти документы, а точнее, разделяете по принципу «входящие-исходящие» (что, собственно, все-таки означает, не разделяете), то вам придется все это хранить вечно!
Если же организация будет ликвидироваться, вообще сложно представить, как это все будет сдаваться в госархив: эти две папки «Входящие» и «Исходящие» придется объединять в одну, при этом каждую бумажку придется складывать в хронологической последовательности, а если еще организация просуществовала много лет и папок таких у вас «…надцать» (ведь каждый год сшивается в отдельной папке)… В общем, будет очень сложно!Ликвидатор, поверьте, будет проклинать вас последними словами. Приблизительно та же лексика прозвучит в ваш адрес и, если, к примеру, вы уволитесь, а на ваше место придет специалист, хорошо разбирающийся в делопроизводстве и документообороте.
Итак, вы прочитали эту статью, и у вас на полке еще стоят папки с заголовками «Входящие документы» и «Исходящие документы»? Так чего же вы ждете? Чтобы о вашем непрофессионализме узнало еще большее количество людей? Ведь на дворе только январь, и как раз самое время начать «новую жизнь».
Впрочем, дело, конечно, ваше. Но тогда, по крайней мере, хотя бы после этого, пожалуйста, никому и никогда не признавайтесь, что вы читаете «Сакратар.by».
