Организация работы с документами

Сегодняшний наш материал будет посвящен главе 8 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция), а именно теме организации работы с документами.

Организация документооборота

Пунктом 138.1 Инструкции определено, что документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело. В свою очередь, электронный документооборот – это способ организации документооборота, при котором все документы или документы определенных классов в одной организации или в их совокупности (корпоративной системе) представлены в электронном виде и хранятся централизованно.

Установлено также, что организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

• оперативность прохождения документов;
• исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;
• соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

Согласно предписаниям Инструкции прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации. Организация документооборота при применении средств автоматизации делопроизводства должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов.

Регистрация документов

Регистрация документов – это запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки. Установлено, что регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. При этом документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки. Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, определен согласно приложению 5 к Инструкции, он небольшой и включает в себя:

• документы оперативно-информационного характера (письма, сводки и др.), присланные для сведения;
• заявки, наряды, разнарядки;
• поздравительные письма и телеграммы;
• программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций, иных коллегиальных мероприятий;
• пригласительные билеты;
• печатные издания (книги, журналы, газеты);
• рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения);
• письма организаций и индивидуальных предпринимателей с предложениями о сотрудничестве или оказании услуг;
• - информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, проспекты изданий, авторефераты и др.);
• формы статистической отчетности и сопроводительная документация к ним.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в организации осуществляется централизованно в службе ДОУ. Децентрализованная регистрация документов допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ и утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и др.). Согласно пункту 139.6 Инструкции регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью.

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется регистрационно-контрольная карточка (РКК) на бумажном носителе или в автоматизированной системе ДОУ, представляющая собой совокупность регистрационно-учетных сведений о документе, по форме согласно приложению 6 к Инструкции:

Примерная форма регистрационно-контрольной карточки

Лицевая сторона

Оборотная сторона

В свою очередь, правила заполнения основных реквизитов РКК определены согласно приложению 7 к Инструкции:

ПРАВИЛА
 заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольной карточки

Инструкция допускает, что состав реквизитов РКК может быть дополнен реквизитами: «Исполнитель», «Расписка исполнителя в получении документа», «Ход исполнения» и др. Порядок расположения дополнительных реквизитов на карточке определяется организацией.

Из РКК формируются справочные и контрольные картотеки и (или) автоматизированные базы (банки) данных, с помощью которых осуществляются справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения. Количество экземпляров РКК на бумажном носителе, заполняемой на документ, определяется числом справочных и контрольных картотек.

Журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год). Журналы регистрации документов ведутся по формам согласно приложениям 8 и 9 к Инструкции.

Примерная форма журнала регистрации входящих документов

Примерная форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов

Установлено, что решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в локальном правовом акте.

Следует помнить, что при регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Он включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и тому подобным, а также другими поисковыми признаками.

Окончание см. здесь.