Ложка дегтя в чашке кофе, или Издержки нашей профессии

Идеальной работы, наверное, не существует. Как бы все не казалось замечательно с первого взгляда, в любой должности помимо плюсов можно найти минусы, порой  весьма существенные. Не верите? Попробуйте побеседовать с представителями той профессии, которая вам кажется идеальной — и наружу выплывут такие нюансы, которые неискушенному человеку даже в голову прийти не могли.

 

И профессия секретаря — отнюдь не исключение: у нее тоже есть свои издержки, которые ужасно раздражают, но с которыми, скрепя сердце, приходится мириться. Причем помимо весьма серьезных рисков, которым подвергаются все офисные работники, есть особые, типично «секретарские» неприятности.

Недавно я наткнулась на один форум, где секретари всех мастей делились друг с другом проблемами насущными, в том числе обсуждали издержки своей профессии. Изучив ветку форума полностью, я выяснила, что независимо от сферы деятельности компании, количества сотрудников, местоположения и прочих переменных, секретари жалуются на одно и то же. Самое забавное, что, читая откровения барышень, я понимала:  несмотря на то, что с тех пор, как я покинула секретарское кресло, прошло немало лет, не изменилось практически ничего. То, что когда-то выводило меня из себя, по-прежнему актуально и служит причиной «головной боли» для современных секретарей.

Но, как известно, безвыходных положений не бывает. И с издержками секретарской профессии можно не только мириться, но и бороться. Причем порой довольно эффективно. Поэтому предлагаю вашему вниманию список наиболее распространенных секретарских жалоб и возможные «противоядия». Что-то я взяла из собственного опыта, какие-то идеи  позаимствовала у девушек с упомянутого форума. Кстати, отрадно, что современные секретари умеют не только жаловаться на тяготы своей работы, но и находить эффективные решения возникающих проблем, демонстрируя смекалку и незаурядное чувство юмора.

 

Чайные бесцеремонности

Как ни странно, но пресловутые чай и кофе, подача которых практически всегда априори подразумевается при приеме секретаря на работу, многим весьма и весьма не по душе. И в самом деле, имея высшее образование, перспектива бегать с подносом как-то не вдохновляет. Если с необходимостью готовить и подавать напитки директору и его гостям большинство девушек готовы мириться, то служить официанткой для других сотрудников не хочет никто. Проблема усугубляется тем, что обязанность мыть посуду после чайно-кофейных церемоний в большинстве случаев тоже ложится на плечи секретаря. И опять же, добрые коллеги так и норовят свалить свои чашки-блюдца-ложки в общую кучу, разгребать которую, по их мнению, — секретарская обязанность.

«Мудрый» совет изменить свое отношение к ситуации и взглянуть на себя не как на прислугу, а как на радушную хозяйку, которая принимает гостей, только не у себя дома, а в офисе, помогает мало, знаю по себе. Тем более что в роли гостей выступают зачастую люди, которых даже видеть лишний раз не хочется, не то, что чаем потчевать.

Поскольку «чай-кофе» никто не отменял и вряд ли в ближайшем будущем отменит, избавиться от этой обязанности не получится. В России в крупных компаниях в последнее время появилась должность «кофе-леди», в обязанности которой как раз и входят офисные чайно-кофейные церемонии. Но, боюсь, до нас эта практика дойдет не скоро, если дойдет вовсе. Раз уж чайник, наравне с факсом, остается непременным атрибутом секретарской профессии, можно лишь минимизировать издержки.

Как быть? Уже на этапе собеседования стоит уточнить: чай и кофе предстоит готовить только для руководителя и его визитеров или для всех, кому взбредет в голову «глотнуть кипяточку». И не стоит бояться, что вас сочтут мелочной. В конце концов, лучше пять минут «позора» на собеседовании, чем километры потраченных нервов в процессе работы.

В вопросе мытья посуды придется проявить твердость, потому что один раз дав слабину, вы постоянно будете обнаруживать гору грязных чашек. Обязательно заведите отдельный сервиз для директора и его гостей, если вы еще этого не сделали. Храните его вне зоны доступа других работников и никому ни под каким предлогом не позволяйте им пользоваться. Аргументация предельно проста: к шефу в любой момент могут прийти посетители, и перспектива в экстренном режиме собирать чашки и ложки по столам сотрудников и спешно их отмывать вам отнюдь не улыбается. И дело вовсе не в вашем нежелании: может пострадать имидж компании. А коль скоро посуда у вас отдельная, то мыть вы должны только ее.

 

Одна для всех

Даже если вы  личный секретарь или помощник генерального, никто не гарантирует, что другие сотрудники не будут пытаться использовать вас в своих интересах и переложить часть своих обязанностей. А многие даже наивно полагают, что не грех озадачить секретаря личными поручениями. «Купи мне яблочек, лекарств, заплати за квартиру, сделай перевод тете в Караганду — неужели я должна все это делать только потому, что хожу на почту?» — жалуется одна девушка. «Я что, во всем офисе единственная умею факсом и ксероксом пользоваться?» — вопрошает другая? «Я — секретарь генерального, но каждый сотрудник пытается меня чем-то озадачить, как будто у меня другой работы нет. И очень обижаются, когда я отказываю», — сетует третья. «Ну, кому же хочется сидеть и дозваниваться, чтобы факс отправить? Там же ЗАНЯТО бывает!» ­— возмущается четвертая.

И им вторит целый хор, из чего можно сделать вывод, что случаи, когда на секретарей пытаются «повесить» поручения, которые лень выполнять самостоятельно, отнюдь не единичны. Причем если по доброте душевной согласиться помочь однажды, то вам тут же вменят это в обязанности и будут очень удивлены, разобидятся, а то и не на шутку разозлятся, столкнувшись с отказом.

Секретарь директора должен в первую очередь выполнять именно распоряжения своего шефа, и никак иначе! Но попыткам сесть на шею противостоять довольно сложно. Особенно когда они исходят от сотрудников, занимающих ключевые должности, и в силу этого полагающих, что имеют полное право распоряжаться секретарем по своему усмотрению. Да и отказать «в лоб» способна далеко не каждая. Однако и позволять «ездить на себе» — тоже не выход.

Как быть?  Можно, конечно, сослаться на должностную инструкцию или на тот факт, что вы личный секретарь руководителя. Но, как показывает практика, мужества на это хватает далеко не у всех. Проще найти обходные пути. Например, когда к вам обращаются с просьбой, которая явно не вписывается в круг ваших обязанностей, можно сослаться на то, что сейчас вы чрезвычайно заняты — выполняете срочное поручение генерального. Но как только освободитесь, непременно все сделаете. А освободитесь вы, как не сложно догадаться, очень и очень не скоро, во всяком случае для просителя. Если же он, паче чаяния, будет настаивать на своем, ссылаясь на важность и срочность, посоветуйте обратиться напрямик к директору, чтобы тот расставил приоритеты: чем вам заниматься в первую очередь, а чем потом. Будьте уверены, никто не пойдет к шефу — ведь придется объяснять, на каком таком основании кто-то просит вас выполнить свою работу.

 

Ни с места!

Секретарь должен находиться в приемной в состоянии постоянной боевой готовности. Но ведь и ежу понятно, что невозможно в течение всего рабочего дня сидеть на одном месте. Во-первых, нужно и на почту сходить, и в магазин сбегать, и чашки помыть, и документы по отделам разнести, да мало ли дел у секретаря?! В конце концов, обедать и отлучаться в дамскую комнату время от времени тоже просто необходимо.

Но по закону подлости, стоит только переступить порог приемной, как начинает трезвонить телефон, пищать факс, а из кабинета генерального раздается недовольный вопль: «Машенька/Наденька/Верочка, ну куда же ты подевалась?» Многие секретари жалуются, что приходится голодать или питаться всухомятку, потому как покинуть рабочее место, чтобы нормально поесть, не получается, а разогретые ссобойки воздух в приемной отнюдь не азонируют. Да и вид барышни, поглощающей домашние котлетки из пластмассового контейнера, — не лучшее украшение для интерьера. Доходит и вовсе до крайностей — некоторые жалуются, что даже в туалет с радиотелефоном ходят, мало ли что!

К сожалению, вопреки всем законам логики, секретаря часто воспринимают как этакого сверхчеловека, у которого не может быть никаких естественных нужд. Причем часто этим грешат сами руководители, во всем остальном люди вполне вменяемые.

Как быть?  Единственный вариант — не принимать слишком близко к сердцу. Потому что, увы и ах, сколько не предупреждай, что вы пошли туда-то, чтобы сделать то-то, вы обязательно срочно понадобитесь, как только выйдете за дверь.

Частично спасает, если вы установите четко определенное время для дел, которые повторяются периодически. Когда знают, что каждый второй понедельник месяца вы посвящаете покупкам чая-кофе для офиса, а каждую среду и пятницу с 15 до 16 ходите на почту, ваше отсутствие на рабочем месте воспринимается как-то не так болезненно.

Здорово облегчают жизнь современные средства связи вроде skype или другого мессенджера: можно сделать рассылку с сообщением, что документы подписаны и их можно забрать в приемной, вместо того, чтобы разносить их по отделам или обзванивать всех заинтересованных лиц.

Если у вас есть радиотелефон, то лучше берите его с собой, когда отлучаетесь, ибо, как показывает практика, если переключить звонки на офис, коллеги как-то не торопятся снять трубку.

 

Проходной двор

«Мало того, что у меня на столе все, кому ни попадя, рыться пытаются, так еще и комп у меня, оказывается, общий!» — негодует одна из секретарей. И она не одинока в своем возмущении. Многие жалуются, что сотрудники без зазрения совести копаются в документах, лежащих на столе у секретаря, так и норовят заглянуть в компьютер, а одна барышня, выйдя из кабинета директора, застала в приемной охранника, который что-то искал… в ее сотовом телефоне! Ну, и, конечно же, всем без исключения просто необходимо знать, чем секретарь занимается в конкретный момент времени и какие именно окна открыты на мониторе ее компьютера.

«Текучка» канцелярских товаров в приемной тоже многим известна не понаслышке: не успеешь отвернуться, как кто-нибудь из коллег «приделает ноги» всему, что плохо лежит. Некоторые, покидая рабочее место даже ненадолго, ценности вроде печати, калькулятора, «директорского» чая и кофе запирают под замок.

Очень неудачное решение — поместить в приемной кулер с водой, можно не сомневаться, что народная тропа туда не зарастет никогда. Еще хуже, когда у вас стоит сетевой принтер — постоянно будут раздаваться крики: «Эй, а бумага есть? А поставь черновичков». Более того, если документ не отправился на печать с первого раза, сотрудники, вместо того, чтобы отменить задание печати и выяснить причину неполадки, будут тыкать на повтор до бесконечности. В итоге, документ распечатывается в десятке экземпляров, а директор потом удивляется: и куда это секретарь бумагу девает?

Как быть? Мне очень понравилось решение одной девушки, которая над своим столом повесила лист с отпечатанной надписью «НИЧЕГО НЕ ТРОГАТЬ! НИКОГДА!» Вроде мелочь, но задуматься заставляет, очевидно, срабатывает рефлекс, оставшийся с советских времен.

Печать фирмы и прочие предметы, которые не должны ходить по рукам, стоит запирать на ключ от греха подальше, а ключ носить с собой. Компьютер — на то он и персональный, что пользоваться им должен один пользователь. Поэтому сделайте так, чтобы он уходил в «спящий» режим, если в течение минуты или двух вы не проявляете никакой активности, и поставьте пароль, чтобы войти туда могли только вы.

Не допускайте, чтобы документы валялись на столе — распределяйте их по специальным лоткам — подальше от любопытных глаз. Если в компании есть локальная сеть, не храните важные файлы и информацию, которая не предназначена для всеобщего доступа, в сетевых папках: как показывает практика, любители совать свой нос повсюду найдутся в любой компании. И постарайтесь, чтобы в приемной было как можно меньше «предметов общего пользования», иначе она превратится проходной двор.

 

Врать, терпеть и улыбаться

Лицемерие — один из постоянных спутников секретаря. Даже если голова болит, а на душе кошки скребут, приходится приветливо улыбаться и бодрым голосом отвечать по телефону. Многие жалуются, что через какое-то время улыбаются уже автоматически, не задумываясь, но и не вкладывая в улыбку никаких эмоций.

Но это еще полбеды. Всем секретарям регулярно приходится, пусть вынужденно, но лгать. Самый яркий пример, когда шеф говорит: «Меня ни для кого нет». И вы вынуждены повторять это всем, кто удосужится спросить, зная при этом, что на самом-то деле он очень даже есть, просто не хочет ни с кем общаться. Кому из вас не приходилось изо всех сил напрягать фантазию, чтобы придумать, где может быть ваш начальник, когда до него пытается дозвониться кто-то, с кем соединять категорически не велено?

Как быть? Бороться с этим достаточно сложно, практически невозможно. Можно попытаться после очередного звонка от кого-то, с кем шеф категорически не желает разговаривать, поинтересоваться у него, что отвечать, когда перезвонят в следующий раз. Но велика вероятность услышать в ответ: «Просто скажи, что меня нет». Поэтому единственный способ — смириться с необходимостью время от времени говорить неправду и улыбаться всем и вся независимо от настроения и фазы луны, ведь хмурый секретарь, рычащий на посетителей и бурчащий что-то в телефонную трубку, вряд ли надолго задержится в приемной.

 

Между двух огней

Эта проблема отчасти перекликается с предыдущей. У секретаря в компании особый статус. Он связующее звено между руководителем и сотрудниками. При этом для шефа он часть коллектива, а для коллег — «особа, приближенная к императору». Вот и получается, что секретарь как бы со всеми, и в то же время ни с кем, потому что приходится соблюдать дистанцию с обеими «сторонами». Ведь демонстрируя чересчур глубокую преданность шефу, секретарь рискует либо получить звание этакой офисной «Бабы Яги», либо поползут слухи о не совсем рабочих отношениях с шефом, даже если тому «далеко за…» и он пользуется репутацией примерного семьянина. В то же время излишне дружеские отношения с другими сотрудниками часто влекут за собой попытки манипулирования: секретаря пытаются использовать в своих целях, чтобы добиться протекции у директора либо выведать какую-то ценную информацию, к которой тот по долгу службы имеет доступ.

Такая вынужденная изоляция далеко не всем по душе. Это у американца, например, постулат о том, что на работу приходят работать, не вызовет никаких внутренних противоречий. А наши люди в силу своей ментальности просто не могут четко разделять работу и личную жизнь. Поэтому коллеги очень часто в курсе карьерных планов, бытовых проблем и сердечных тайн друг друга и не видят в этом никакого противоречия. Секретарь же — сам по себе, «даже в жилетку поплакаться некому», как выразилась одна из девушек.

Как быть?  Во-первых, не пытаться стать хорошей для всех. Так или иначе, секретарь — от слова «секрет», и те сведения о шефе и компании, которые для посторонних ушей не предназначены, не должны выходить за пределы приемной. Это — аксиома. Я понимаю, что порой ох как чешется язык, чтобы перемыть косточки начальнику! Но нельзя забывать, что все сказанное может обернуться против вас. Во-вторых, если склад вашего характера требует более близкого общения с коллегами, нежели «здравствуйте – до свидания», найдите круг «безопасных тем», которые смогут стать точками соприкосновения. Это могут быть хобби и увлечения, отдых, домашние питомцы, творчество, растущие цены, в конце концов! Но личная жизнь шефа и подводные течения в компании – табу на все времена!

 

За все в ответе

«Я не знаю, почему у нас сегодня не работает Интернет! У меня нет телефона организации, которая вывозила от нас мусор в 2001 году! Я не виновата, что прогноз погоды по радио не совпадает с реальностью! Я не имею никакого отношения к тому, что в аэропорту туман и самолет с ожидаемой делегацией приземлился в соседнем городе! Не я спровоцировала пробку, в которой застрял заместитель директора! И я понятия не имею, почему министр по четвергам не принимает!» Знакомая картина? К сожалению, секретарь всегда первым попадает под удар и зачастую ему вменяют в вину такие вещи, за которые не только он, а вообще никто не может нести ответственности.

Более того, не только шеф, но и рядовые сотрудники часто пытаются сделать секретаря крайним. Потерялся документ, не дошло письмо, закончилась вода в кулере или бумага в туалете. Кто виноват? Ну, конечно же, секретарь!

Еще одна очень часто встречающаяся жалоба заключается в том, что работники любят прибегать к секретарю с просьбой срочно подписать какой-либо «сверхважный» документ. И не важно, что у шефа посетители или полным ходом идет совещание. Ведь это вопрос жизни и смерти». Не слишком опытные секретари часто попадаются на эту удочку и в результате получают нагоняй от директора или чувствуют себя глупо, когда тот просит внятно объяснить, чем собственно вызвана срочность.

Как быть? В случае с руководителем — постараться проявить понимание. Не забывайте, что вы не единственная, кому приходится работать в условиях постоянного стресса. Вот только степень ответственности у директора в разы выше, чем у вас. А нервы — не железные, поэтому иногда он тоже может сорваться. Будьте готовы проглотить обиду, тем более что вы и в самом деле не виноваты, если возникает форс-мажор. Но внимание! Одно дело, когда шеф накричал на вас просто потому, что вы попали под горячую руку в момент, когда напряжение достигло предела. Вменяемые люди, немного остыв, как правило, извиняются. Если же откровенно, необоснованные придирки носят систематический характер и являются следствием того, что вам достался руководитель «а-ля Миранда Присли» (героиня романа «Дьявол носит Prada»), стоит задуматься о том, чтобы поискать другое место работы с более адекватным руководителем.

Что же касается придирок остальных сотрудников, не позволяйте повесить на себя всех собак. Конечно, огрызаться или уходить «в глухую оборону» — это перебор, но молча терпеть — тоже не выход. Если к вам обращаются с проблемой, решение которой находится вне вашей компетенции или ваших возможностей, не ограничивайтесь беспомощным «Я не знаю», идите в контратаку. «Нет Интернета? — Обратитесь к системному администратору, а заодно сообщите мне, когда появится: шеф просил срочно почту отправить. Не дошло письмо? — А вы позвонили тому, от кого его ждете, уточнили, было ли оно отправлено?»

Отдельного упоминания заслуживают «утерянные» секретарем документы (которые, кстати, имеют свойство затем «находиться», только отнюдь не в приемной). В этой ситуации лучшей защитой станет броня здорового бюрократизма. Вот что говорит одна из секретарей: «Я оригиналы документов никогда никому не даю. Даже директору. Особенно директору! Для работы есть копии. Только в отдельных случаях (например, надо для нотариуса) выдаю под роспись и так же принимаю назад. Конечно, многих это раздражает, но порядок — прежде всего».

Такой же «пуленепробиваемый» подход поможет в случае, когда «срочно» необходима подпись руководителя. С первого дня работы следует согласовать с директором порядок подписания документов и неукоснительно его придерживаться. А сотрудники должны быть поставлены в известность, когда вы относите бумаги на подпись. И если кто-то по какой-то причине не принес документ вовремя — это не должно становиться вашей проблемой. Поэтому когда в следующий раз к вам в приемную ворвется очередной работник, которому нужно срочно что-то подписать, самым дружелюбным голосом, с елейной улыбкой сообщите, что у шефа важное совещание, но если действительно «горит», то пусть сотрудник зайдет и попросит поставить подпись — вы разрешаете. В 90% случаев срочность куда-то исчезает.

 

Выглядеть на миллион

«Самое неприятное в нашей работе для меня — необходимость соблюдать деловой стиль», — жалуется еще одна девушка. И в самом деле, к внешнему виду секретаря требования повышенные — лицо офиса, как-никак.

Но одно дело, когда от вас требуется просто придерживаться делового стиля: избегать чересчур коротких юбок, глубоких декольте, экстравагантных, спортивных или андеграундных нарядов. И совсем другое — когда дресс-код четко регламентирован, вплоть до высоты каблука и цвета одежды. Особенно если для того, чтобы соответствовать корпоративному стилю, вам придется существенно обновить свой гардероб — ведь заработная плата секретаря не мотивирует к бурному шопингу.

Что делать? Я как ярая противница всякого рода дресс-кодов и фейс-контролей, просто отказалась бы работать в компании, где все строго регламентировано. Но это, что называется, запущенный случай. Тем более что в глубине души я с пониманием отношусь к существованию офисного стиля, просто не хочу принимать его для себя лично. Если вы из той же категории, то стоит поискать менее придирчивого работодателя или другую работу, для которой длина юбки не имеет определяющего значения.

Если же для получения работы вы готовы отказаться от привычного стиля одежды или существенно скорректировать его, попробуйте относиться к необходимости соблюдать дресс-код, как к игре. Приходя на работу, вы играете роль (а ведь часто так и есть) и для этого необходим соответствующий костюм. Одна девушка посоветовала приезжать в офис так, как нравится, а на месте просто переодеваться. Такой вариант тоже возможен, если есть условия для переодевания. Ну и наконец, даже в самый строгий дресс-код можно внести элементы, позволяющие подчеркнуть вашу индивидуальность. Об этом написаны много литературы, так что повторяться не буду. К тому же во всем есть позитивный момент: привычка всегда хорошо выглядеть «по долгу службы» наверняка не раз выручит вас в личной жизни.

Если же требования к дресс-коду подразумевают значительные финансовые затраты (не думаю, что в Беларуси много таких компаний, но они есть), следует прямо озвучить руководству, что вы не можете себе позволить подобной роскоши. Если вас желают видеть «упакованной» каким-то конкретным образом, пусть позаботятся о том, чтобы у вас была соответствующая возможность.

 

В карьерном тупике

И последняя — по порядку, а не по значимости — издержка профессии заключается в том, что секретаря очень часто воспринимают как сотрудника «второго сорта», не принимают всерьез, полагая, что его работа ничего не значит. Самое ужасное, что сталкиваясь с подобным отношением, девушки сначала испытывают колоссальный внутренний дискомфорт. Потому что, имея высшее образование и располагая весьма обширными знаниями в разных областях, они чувствуют себя недооцененными. Следствием такой ситуации может стать ощущение, что вы оказались в карьерном тупике и пути наверх для вас навсегда закрыты. В конечном результате самооценка опускается ниже плинтуса, а работа, которая могла бы приносить удовольствие, становится опостылевшей обязанностью, с которой приходится мириться, стиснув зубы.

Что делать?  Во-первых, зарубить себе на носу, что профессия секретаря важна, интересна и главное — перспективна. Это так — и точка! Мы уже не один раз говорили об этом и наверняка поговорим еще. Во-вторых, при грамотном подходе секретарская должность может стать прекрасной стартовой площадкой, потому что, если присмотреться, можно обнаружить массу скрытых возможностей. А вот воспользуетесь вы ими или нет — зависит только от вас. Вы должны (не кому-то, а самой себе) понимать, что ничего не дается просто так, никто не принесет вам работу вашей мечты на блюдечке с голубой каемочкой. Исключения, конечно, бывают, но они лишь подтверждают правило. Поэтому постарайтесь извлекать максимум из того, что у вас есть на данном этапе. Учитесь всему, чему можете научиться. Суйте свой нос повсюду, куда вам дадут его засунуть! Если вы будете просто сидеть и ждать с моря погоды, то рискуете на всю жизнь застрять в приемной. И даже смена работы не будет означать перемен в жизни, потому что вы лишь поменяете одну приемную на другую. Хотя на самом деле у секретаря гораздо больше возможностей для развития и освоения новых сфер деятельности, чем у того же менеджера по продажам, юрисконсульта или бухгалтера, которым сегодня вы, вполне возможно, завидуете. Просто нужно уметь и (что важнее) по-настоящему хотеть этими возможностями воспользоваться.