Электронный документооборот: вчера – мечта, сегодня – реальность, завтра – необходимость

В основе обмена элект­ронными документами меж­ду разными инстанциями Беларуси лежит система меж­ведомственного документооборота (СМДО). Как ра­ботает один из ос­новных блоков электронного правительства и как будет раз­виваться переход от «бумаг» к «цифре», в ин­тервью «ЭГ» рассказал директор РУП «Национальный центр электронных услуг» (НЦЭУ) Андрей ИЛЬИН.

– Андрей Анатольевич, каков в настоящее время мас­штаб перехода на элект­ронный документооборот в нашей стране?

– Переход на электронный документооборот всех государственных органов и организаций – это ключевая предпосылка для развития в Беларуси элект­ронного правительства, элект­ронной экономики и электронного общества. Это – система документооборота государственного управления, основанная на ав­томатизации всех управленческих процессов в стране.

Сегодня порядка 7,5 тыс. клиентов включены в систему меж­ведомственного электронного до­кументооборота. Их число пра­ктически ежедневно обновляется на нашем сайте. Для начала это неплохой результат, но впереди еще много работы.

В стране свыше 143 тыс. юр­лиц, а индивидуальных пред­принимателей – более 240 тыс. В идеале хочется, чтобы каж­дый хозяйствующий субъект так или иначе присутствовал в системе межведомственного документооборота. На­сколько достижима эта цель в ближайшие годы, сказать тру­дно. Но столь широкий список потенциальных абонентов при­влекателен для бизнеса.

– При наличии каких критериев предприятиям целесообразно переходить на эле­кт­ронный документо­оборот?

– Для начала можно оценить объем своих входящих и исходящих документов, материальные и временные затраты на их составление, бумагу, распечатку, отправление и т.п. Но дело не только в количественных параметрах. Скажем, счет в банке и юридический адрес обязательны, но есть еще атрибуты успешной работы компании. Так, быть абонентом системы электронного межведомственного взаимодействия становится правилом хорошего тона. Не за горами тот день, когда будет просто неприлично от­сутствовать в нашей системе.

Важным фактором целесообразности служит наличие раз­ветвленной структуры, удаленных подразделений пред­приятия. Переход на электронный документооборот освобождает колоссальный резерв времени, сэкономленного на организации транспортного, почтового сообщения. Скорость обращения документов в организации увеличивается в разы.

Для того чтобы электронный документооборот не ограничивался стенами одного ведомства, чтобы реализовать воз­можность обмена электронными документами между разными инстанциями, в Беларуси создана система межведомственного документооборота. Она составляет основу одного из функциональных блоков электронного правительства – «Government to Government» (G2G), отвечающего за взаимодействие государственных ор­ганов.

Мы мыслим еще шире и сегодня предлагаем возможности трансграничных коммуникаций в электронном виде: в конце прошлого года успешно проведено тестирование меж­государственного электронного взаимодействия.

– Какие расходы несут предприятия при переходе на электронный документооборот?

– Сегодня в стране свыше 30 разработчиков ПО, которые поставляют системы ведомственного документооборота, ценовые характеристики этих систем – их прерогатива. Ценовой диапазон очень широкий, решения рассчитаны на раз­ные организации, с разной разветвленностью, разным тре­бованием по организации документооборота, с разными объемами переписки. Надо искать свой продукт, подходящий по цене. Сегодня доступно и бесплатное решение, но оно ориентировано на совсем маленькие предприятия с не­значительным документооборотом. Это решение не может похвастаться широким сервисом, тем не менее, чтобы обеспечить минимум функций, оно приемлемо. Таким об­разом, это один вид расходов, второй – участие в самой системе межведомственного документооборота. Это незначительные затраты для любой серьезной организации. Единовременная плата за подключение к СМДО составляет 510 BYN, ежемесячная – 30 BYN. Сейчас мы предоставляем скидки для клиентов, акции, в рамках которых подключение стоит 204 BYN, если договор заключает одна организация в интересах нескольких. Тарифная политика у нас открытая, есть сайт www.nces.by, на котором мо­жно получить всю ин­формацию о наших услугах, условия.

Говоря о расходах, целесообразно упомянуть и об экономии, которую несет с собой электронный документооборот. Он позволяет сократить временные и финансовые за­траты делопроизводства в зна­чительном объеме, становится проще выполнять своевременную обработку всех требуемых документов, контролировать качество выполняемой работы на всех стадиях движения документа, отслеживать местонахождения документов на любой стадии, контролировать выполнения задач.

Кроме того, использование электронного документооборота предполагает защиту передаваемых документов посредством подписания электронной цифровой подписью, а также сокращает расходы на бумагу.

Важным аспектом электронного взаимодействия является дебюрократизация госаппарата. Чиновник, работающий в системе электронного докумен­тооборота, не может отложить или забыть какое-то письмо или документ, потому что предусмотрены определенные сроки выполнения задачи, и эти сроки прозрачны. В системе отражается объективная кар­тина результативности работы – какие задачи выполнены, какие – нет. И если невыполненные задачи будут переходить из месяца в месяц, встанет вопрос о компетентности такого сотрудника.

– Нужны ли специалисты особого профиля (например, секретари, бух­галтеры) при переходе на электронный документооборот?

– Давайте исключим из вопроса слово «переход». Поговорим просто о документообороте. Ну­жны специалисты? Мож­но организовывать все то же самое без специалистов, как получится? Сходил на почту – письмо отправил. Или же ведешь учет документов, сразу же возникает по­требность в людях, которые владеют механизмом делопроизводства. Ес­ли такие люди есть, то переход на электронный документооборот специально обученных людей не требует, выручит имеющийся кадровый состав.

Системы электронного документооборота, как правило, имеют интуитивно понятный интерфейс, гибкие настройки, научиться использованию СЭД быстро и несложно. Для своих клиентов НЦЭУ предлагает ус­лугу по обучению работе в СЭД после ее установки на пользовательских местах.

Еще мы можем предложить систему документооборота в облаке. Для организаций нет необходимости выстраивать мощ­ную техническую инфраструктуру, нанимать технических специалистов, переживать за проблемы с сервером и т.д., все что требуется – наладить свою сеть, заключить с нами договор и с оператором элек­тросвязи.

– Каковы состояние и пер­спективы развития облач­ных технологий в Беларуси?

– У нас есть ЦОД, облачные платформы и соответствующий набор услуг. И это уже не перспектива, а реальность. Тем не менее, в стране специально создано предприятие «Белорусские облачные технологии», которое располагает республиканским центром обработки данных и предлагает широкий спектр услуг.

– Могут ли возникнуть затруднения у предприятия при предложении партнерам оформлять документы в эле­к­тронном виде?

– Затруднения могут возникнуть всегда, на любом этапе, даже без компьютерных технологий. Это во многом зависит от компетентности специалистов, участвующих в заключении договоров, обмене корреспонденцией. Если оба контрагента пользуются электронным документооборотом и яв­ляются абонентами СМДО, то никаких затруднений не возникает. Любые документы, в т.ч. организационно-распорядительную документацию, элек­тронные счета-фактуры, на­клад­ные, можно оформлять в электронном виде.

Ежемесячно в Национальном центре электронных услуг регистрируют свыше 100 элек­тронных заявок на подключение к СМДО. Страна приближается к уровню той критической массы, когда при принятии решения о подключении аргумент «надо» сменяется на «хочу».

Поэтому недалек день, когда ваш вопрос будет формулироваться по-иному: затруднения будут возникать не у тех, кто пользуется системами элек­т­ронного документооборота, а у тех, кто пока не использует эти возможности.

Сегодня в системе межведомственного документооборота удобно и оперативно работают, обмениваясь электронными документами, более 7500 белорусских ведомств. Среди них учреждения образования и здравоохранения, куль­туры и спорта, реального сектора экономики и социальной сферы.

– В каком направлении будут развиваться административные процедуры в элект­ронной форме?

– В правильном, с нормативной и технической точек зрения. В законодательстве установлено, каким образом осуществляются административные процедуры в электронном виде. Имеются необходимые технические средства. К ноябрю будет внедрена технология «одного окна». Сегодня на нашем портале доступны 4 работающие административные процедуры ГТК и две – МАРТа. В разработке еще 8 про­цедур для физических и юридических лиц: Государственного пограничного комитета, МВД, МНС.

– Какие выгоды получают субъекты хозяйствования, став абонентом системы меж­ведомственного элект­ронного документооборота?

– Выгоды – понятие растяжимое. Можно суммировать поч­товые расходы и сопоставить со стоимостью владения системой электронного документооборота. Разница и покажет чистый экономический эф­фект. Но это весьма поверхностное суждение. Необходимо учитывать и такие факторы, как скорость принятия управленческих решений, безопасность и сохранность дан­ных, обеспечение целостности, подлинности и до­стоверности пересылаемых сведений.

СМДО сокращает сроки об­работки документов, включая получение, регистрацию, со­гласование, визирование, от­правку, с нескольких дней до считанных минут. Для организации работы в СМДО используются защищенные каналы связи и криптографические средства – ключи электронной цифровой подписи, которые точно идентифицируют подписанта, исключают изменение или искажение первичного документа.

Современный ритм жизни призывает нас двигаться вперед. Поэтому необходимо активизировать работу по переходу на электронный документооборот, подключению к СМДО. Надеюсь, что не за горами день, когда очереди у кабинетов чиновников исчезнут, а Беларусь встанет в один ряд с мировыми лидерами в области электронного правительства.

Автор публикации: Оксана КУЗНЕЦОВА, NEG.BY