Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее - ТК) не содержит специальных норм, регулирующих порядок составления и утверждения штатного расписания. Вместе с тем, исходя из некоторых норм ТК можно сделать вывод, что штатное расписание является обязательным локальным правовым актом для любого нанимателя. Так, в частности, согласно определениям, содержащимся св ст. 1 ТК:

• трудовая функция – это работа по одной или нескольким должностям служащих (профессиям рабочих) с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием, должностной (рабочей) инструкцией, технологическими картами и другими документами;
• трудовой договор – соглашение между работником и нанимателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенным одной или нескольким должностям служащих (профессиям рабочих) соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставлять работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными правовыми актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату.

В соответствии с ч. 1 ст. 194 ТК трудовой распорядок для работников определяется:

1) правилами внутреннего трудового распорядка, коллективными договорами, соглашениями, положениями и инструкциями по охране труда и другими локальными правовыми актами;

2) штатным расписанием;

3) должностными (рабочими) инструкциями работников;

4) графиками работ (сменности);

5) графиками отпусков.

Вместе с тем, в ТК мы не найдем нормы, обязывающей нанимателя утверждать на каждый календарный год новое штатное расписание.

Однако, не следует забывать о законодательстве, регулирующем правила делопроизводства и документаоборота. В первую очередь, это Инструкция по по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция). Исходя из анализа норм Инструкции, регулирующих порядок составления номенклатуры дел организации, порядок оформления обложек дел, можно сделать вывод, что штатное расписание утверждается отдельно на каждый год. 

Так, в ч. п. 188 Инструкции дата на обложке дела обозначается арабскими цифрами. Даты дел с планами, отчетами, штатными расписаниями, личными карточками уволенных работников, лицевыми счетами, дел, сформированных из нескольких личных дел уволенных работников, и дел, содержащих один документ, включают только год. 

При составлении номенклатуры дел используются устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений, должностные инструкции работникам, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатуры дел за предыдущие годы, регистрационные формы, справочные картотеки, перечни документов с указанием сроков хранения. Изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации (п. 160).

Также следует помнить, что без указания года будет отсутствовать такой реквизит документа как заголовок к тексту. Согласно п. 54 Инструкции документы, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги формата А5. Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.

Например:

приказ (о чем?) «О совершенствовании структуры аппарата управления»;

положение (о чем?) «О канцелярии»;

протокол (чего?) «собрания акционеров»;

правила (чего?) «внутреннего трудового распорядка»;

должностная инструкция (кому?) «секретарю-референту»;

акт (о чем?) «О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению»;

акт (чего?) «проверки»;

письмо (о чем?) «Об изменении сроков выполнения договора».

В нашем случае будет штатное расписание (на какой период?) "на 2021 год".

Правильным будет следующее оформление штатного расписания как документа:

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

03.01.2021 № 1

г. Минск

на 2021 год

Кроме того, если речь идет об организациях собственников, коими являются ЖСПК и ТС, то не следует забывать также о нормах Жилищного кодекса Республики Беларусь (далее - ЖК). Так, согласно абзацу 13 п. 1 ст. 167 ЖК к исключительной компетенции общего собрания членов организации собственников относятся утверждение ежегодной сметы расходов на содержание органов управления и ревизионной комиссии, вносимых в нее изменений и (или) дополнений, а также форм и систем оплаты труда, мер социальной защиты работников. По нашему мнению, такой сметой и является штатное расписание организации. Как нам представляется, в данной норме правильнее было бы говорить именно о ежегодном утверждении штатного расписания.

Исходя из приведенных норм законодательства, мы бы все-таки сделали вывод о том, что штатное расписание необходимо утверждать на каждый календарных год отдельно.

Александр ГОРБАЧ, юрист