Согласно с п. 8 ст. 166 Жилищного кодекса Республики Беларусь (далее - ЖК) при необходимости общее собрание членов организации собственников может проводиться в форме письменного опроса. В ч. 2 п. 9 указанной статьи установлено, что члены правления организации собственников на своем заседании, которое проводится не ранее чем через пятнадцать дней после даты окончания письменного опроса, проводят подсчет голосов и оформляют протокол об итогах письменного опроса. Это должен быть протокол общего собрания или протокол правления?
По нашему мнению, это будет протокол заседания правления об итогах письменного опроса.
Следует обратить внимание на два важных момента, содежащихся в ч. 2 п. 9 ст. 166 ЖК:
1) члены правления организации собственников на своем заседании проводят подсчет голосов (то есть, речь идет именно о заседании правления, следовательно, должен быть протокол заседания правления);
2) члены правления оформляют протокол об итогах письменного опроса (то есть, члены правления оформляют не протокол общего собрания, проведенного в форме письменного опроса, а протокол об итогах письменного опроса).
Из вышесказанного следует, что в указанной норме идет речь именно о протоколе заседания правления об итогах письменного опроса.
Кроме этого, не стоит забывать о требованиях к составлению протоколов, которые содержатся в Инструкции по по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция).
Так, согласно п. 103 Инструкции протокол – это документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях. При проведении письменного опроса нет никакого хода обсуждения, как и нет заседания.
Пунктом 105 Инструкции установлено, что протокол составляется секретарем заседания (секретарем постоянно действующего коллегиального органа) на основании рукописных, стенографических, аудио- или других записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию (повестки дня, текстов и тезисов докладов, проектов решений и др.). При проведении письменного опроса нет ни председателя, ни секретаря заседания.
Датой протокола является дата проведения заседания (п. 107 Инструкции). При проведении письменного опроса не может быть указана дата заседания, поскольку, как уже говорилось выше, нет никакого заседания, а на письменный опрос выделяется определенный промежуток времени, исчисляемый, как минимум, несколькими днями.
Текст протокола делится на вводную и основную части. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке (п. 108 Инструкции). Как уже говорилось выше, при проведении письменного опроса нет ни председателя, ни секретаря, ни самого заседания.
Таким образом, если мы будетм оформлять после проведения письменного опроса протокол общего собрания, мы не сможем соблюсти ни одно из приведенных выше требований Инструкции к протоколам. То есть, этот документ нельзя будет назвать протоколом. Напомним, что согласно п. 9 Инструкции документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов – фиксации на материальных носителях управленческих действий по установленным правилам.
Все приведенные выше нормы законодательства говорят в пользу того, что в данном случае оформляется именно протокол заседания правления об итогах письменного опроса. В этой ситуации правление выступает в роли счетной комиссии и в своем протоколе фиксирует результаты проведения письменного опроса точно также, как избирательные комиссии в своих протоколах фиксируют результаты голосования на выборах.
Согласно требованию, содержащемуся в ч. 2 п. 9 ст. 166 ЖК протокол об итогах письменного опроса подписывается всеми членами правления организации собственников. Здесь же установлено, что бюллетени для голосования хранятся в делах организации собственников в течение пяти лет, протоколы – постоянно.
Однако следует отметить, что согласно п. 17 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (установлен постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, приложение 1) срок хранения протоколов заседаний коллегиальных органов организаций (коллегий, советов, правлений, президиумов, дирекций и др.), съездов, конференций, собраний, симпозиумов, совещаний, комиссий и документы к ним - постоянно.
То есть, все протоколы заседаний правлений организации собственников, как и протоколы собраний, в любом случае должны храниться постоянно.
Александр ГОРБАЧ, юрист
11.08.2021
