Согласно ст. 166 ЖК при проведении общего собрания составляется: протокол об итогах письменного опроса (пункт 9) и протокол общего собрание (пункт 11), который подписывает секретарь и председатель общего собрания. при проведении общего собрания путем письменного опроса каким образом должен избираться председатель общего собрания и секретарь. Также просим пояснить из числа членов ТС они избираются или ими могут быть председатель ТС и юрист.
Отвечали на этот вопрос.
По мнению автора, это будет протокол заседания правления об итогах письменного опроса.
Следует обратить внимание на два важных момента, содержащихся в ч. 2 п. 9 ст. 166 ЖК:
1) члены правления организации собственников на заседании проводят подсчет голосов (речь идет именно о заседании правления, следовательно, должен быть протокол заседания правления);
2) члены правления оформляют протокол об итогах письменного опроса (члены правления оформляют не протокол общего собрания, проведенного в форме письменного опроса, а протокол об итогах письменного опроса).
Из вышесказанного следует, что в указанной норме идет речь именно о протоколе заседания правления об итогах письменного опроса.
Кроме того, не стоит забывать о требованиях к составлению протоколов, которые содержатся в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 N 4 (далее - Инструкция).
Так, протокол - это документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях (п. 103 Инструкции). Но при проведении письменного опроса нет никакого хода обсуждения, как и нет заседания.
Протокол составляется секретарем заседания (секретарем постоянно действующего коллегиального органа) на основании рукописных, стенографических, аудио- или других записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию (повестка дня, тексты и тезисы докладов, проекты решений и др.). Но при проведении письменного опроса нет ни председателя, ни секретаря заседания (п. 105 Инструкции).
Датой протокола является дата проведения заседания (п. 107 Инструкции). Но при проведении письменного опроса не может быть указана дата заседания, поскольку, как уже говорилось, нет никакого заседания, а на письменный опрос выделяется определенный промежуток времени, исчисляемый как минимум несколькими днями.
Текст протокола делится на вводную и основную части. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке (п. 108 Инструкции). Но, как уже говорилось выше, при проведении письменного опроса нет ни председателя, ни секретаря, ни самого заседания.
Таким образом, после проведения письменного опроса при оформлении протокола общего собрания соблюдение приведенных выше требований Инструкции к протоколам невозможно, т.е. этот документ нельзя будет назвать протоколом. Напомним, что согласно п. 9 Инструкции документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов - фиксации на материальных носителях управленческих действий по установленным правилам.
Все приведенные выше нормы законодательства говорят в пользу того, что в данном случае оформляется именно протокол заседания правления об итогах письменного опроса. В этой ситуации правление выступает в роли счетной комиссии и в протоколе фиксирует результаты проведения письменного опроса точно так же, как избирательные комиссии в протоколах фиксируют результаты голосования на выборах.
Согласно требованию, содержащемуся в ч. 2 п. 9 ст. 166 ЖК, протокол об итогах письменного опроса подписывается всеми членами правления организации собственников. Здесь же установлено, что бюллетени для голосования хранятся в делах организации собственников в течение пяти лет, протоколы - постоянно.
Следует отметить, что согласно п. 17 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и ИП, с указанием сроков хранения, срок хранения протоколов заседаний коллегиальных органов организаций (коллегий, советов, правлений, президиумов, дирекций и др.), съездов, конференций, собраний, симпозиумов, совещаний, комиссий и документы к ним - постоянно. Другими словами, все протоколы заседаний правлений организации собственников, как и протоколы собраний, в любом случае должны храниться постоянно.
Александр ГОРБАЧ, юрист
04.03.2022
