В ч. 2 п. 7 ст. 166 Жилищного кодекса Республики Беларусь (далее - ЖК) по этому вопросу установлено следующее.

Если член организации собственников не может лично присутствовать на собрании, он вправе проголосовать досрочно путем подачи инициатору общего собрания заявления в письменной форме, отражающего его мнение по вопросам повестки дня. При направлении указанного заявления посредством электронного уведомления заявление считается полученным, если отправителем зафиксировано (получено) электронное уведомление о подтверждении его получения инициатором общего собрания. Заявления, отражающие мнения членов организации собственников по вопросам повестки дня и полученные до проведения собрания, учитываются при подсчете кворума, а также при подсчете результатов голосования. Прием заявлений, полученных посредством электронного уведомления, оформляется инициатором общего собрания в форме протокола, который хранится постоянно.

В п. 11 ст. 166 ЖК говорится, что:

• результаты голосования отражаются в протоколе общего собрания (собрания уполномоченных) членов организации собственников;
• бюллетени для голосования, которые раздаются членам организации собственников при проведении общего собрания в форме письменного опроса, хранятся в течение пяти лет, протоколы общего собрания (собрания уполномоченных) членов организации собственников - постоянно.

Относительно заявлений, которыми члены организации собственников могут проголосовать досрочно, не сказано ничего.

Более того, нам представляется несколько странной норма ч. 2 п. 7 ст. 166 ЖК, где установлено, что протоколом инициатор собрания оформляет только прием заявлений, полученных посредством электронного уведомления. Почему не всех, нам непонятно.

На наш взгляд, было бы логичнее, если бы все заявления о досрочном голосовании инициатор собрания оформлял протоколом, в этом же протоколе отражались бы результаты волеизявления подавших такие заявления, и потом этот протокол прилагался к протоколу общего собрания, прошивался вместе с ним и, соответственно, вместе с ним хранился постоянно.

Но законодатель не счел нужным установить такой порядок, при этом не установив никакого порядка. Даже непонятно, что делать инициатору собрания с протоколом, которым оформлен прием заявлений, полученных посредством электронного уведомления.

По общему правилу делопроизводства документы, касающиеся собрания, должны идти приложением к протоколу собрания.  Отметка о наличии приложения располагается ниже текста документа перед реквизитом "Подпись" (п. 56 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция № 4)).

Если исходить из этого правила, то да, поданные заявления о досрочном голосовании нужно хранить вместе с протоколом общего собрания.

В любом случае, если даже исходить из элементарной логики, то в протоколе общего собрания должна прослеживаться какая-то связь между поданными заявлениями о досрочном голосовании и кворумом, а также результатами голосования. 

Что касается прошивки (а в вопросе идет речь именно о прошивке заявлений вместе с протогколами, то здесь следует руководствоваться общими правилами оформления дел (глава 13 Инструкции № 4). Документы сшиваются в папку по окончанию календарного года.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством (п. 181). 

Протоколы, как уже было сказано выше, хранятся постоянно.

Согласно п. 183 Инструкции № 4 полное оформление дела предусматривает:

• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов в деле;
• составление внутренней описи документов дела (в случаях, определенных п. 186 Инструкции № 4);
• составление листа-заверителя дела;
• оформление и уточнение реквизитов обложки дела;
• систематизацию документов дела в соответствии с требованиями главы 11 Инструкции № 4.

В соответствии с п. 184 Инструкции № 4 дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются.

То есть, не нужно прошивать каждый протокол - все протоколы за прошедший год вместе с приложениями к ним по окончанию года прошиваются в одной папке (если, конечно, все вмещается в одну папку, если нет - в несколько папок).

Александр ГОРБАЧ, юрист
14.12.2023