Инструкция по делопроизводству: внесены изменения
Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 № 113 (далее — постановление № 113) внесены изменения в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденную постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция). Принятие постановления № 113 связано с вступлением в силу с 27 октября 2022 г. Закона Республики Беларусь от 18.04.2022 № 163-З «Об изменении Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»» (далее — Закон № 163-З), которым вносятся многочисленные изменения в Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».
Изменения, внесенные в Инструкцию постановлением № 113, многочисленны. Остановимся лишь на некоторых из них.
Так, откорректированная ч. 7 п. 3 Инструкции теперь устанавливает, что положения этого документа распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы управленческой документации), независимо от вида носителя, включая их учет, контроль исполнения, хранение, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Часть 1 п. 5 устанавливает, что инструкции по делопроизводству организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов.
Согласно новой редакции ч. 2 п. 16 Инструкции при подготовке документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую значимость документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск. Указанный пункт также дополнен нормой, согласно которой внесение каких-либо исправлений или дополнений в подписанные (утвержденные) документы не допускается.
В ч. 1 п. 78 Инструкции теперь будет установлено, что при наборе текста с использованием технических средств применяется размер шрифта не менее 13 пт. Напомним, ранее данная норма говорила, что при наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами. При этом сохраняется требование, согласно которому выравнивание текста производится по ширине листа.
Подпункт 139.9 Инструкции дополнен предложением следующего содержания: «В графе 4 журнала регистрации исходящих документов для исходящих инициативных документов могут указываться дата получения и регистрационный индекс ответного документа.
Подпункт 140.7 Инструкции дополнен частью, согласно которой документы, поступившие в организацию в нерабочий день (нерабочее время), регистрируются не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день.
Согласно новой редакции п. 141.5 Инструкции на исходящем ответном документе проставляется ссылка на исходящий регистрационный индекс и дату поступившего инициативного документа.
В п. 145.1 Инструкции устанавливается, что целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, рассмотрения содержащихся в документах запросов, предложений и принятия по ним решений, подготовки ответов.
Значительные изменения внесены в главу 10 Инструкции «Составление номенклатуры дел».
В частности, Инструкция дополняется п. 1511 согласно которому номенклатура дел организации составляется в каждой организации независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел. Здесь же говорится, что при использовании типовой или примерной номенклатуры дел в номенклатуру дел организации переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации. При использовании типовой номенклатуры дел заголовок каждого дела переносится из нее полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации. При использовании примерной номенклатуры дел по одному ее заголовку в номенклатуре дел организации может быть предусмотрено несколько заголовков дел, а заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру дел, могут быть объединены и включены в номенклатуру дел организации как один заголовок. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в номенклатуру дел организации без изменений, если иное не установлено актами законодательства.
Новая редакция ч. 3 Инструкции говорит, что в номенклатуру дел не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, вспомогательные документы (печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и так далее), указатели и другое).
Согласно новой редакции п. 162 Инструкции структурными элементами номенклатуры дел являются разделы, которые могут делиться на подразделы. Названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений организации и (или) управленческие функции или направления деятельности организации.
В новой редакции изложен и п. 163 Инструкции. Установлено, что сводная номенклатура дел составляется, как правило, по структурному принципу (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации) или по структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации). Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по структурному принципу, являются наименования структурных подразделений организации.
Например:
1. Общий отдел
2. Отдел экономического прогнозирования
3. Производственно-технический отдел
4. Отдел капитального строительства
5. Отдел охраны труда
6. Служба главного механика и энергетика
7. Отдел технического контроля
8. Финансовый отдел
9. Бухгалтерия
10. Отдел организации труда и заработной платы
11. Отдел кадров
12. Отдел материально-технического обеспечения и сбыта продукции
13. Юридический отдел
14–20. Цеха
21–25. Лаборатории
26. Архив
27. Профессиональный союз.
Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по структурно-функциональному принципу, являются наименования структурных подразделений организации и управленческие функции или направления деятельности организации.
Например:
1. Руководство
2. Организационно-методическая работа
3. Спортивно-массовая работа
4. Тренерский совет
5. Бухгалтерия
6. Отдел кадров
7. Архив
8. Профессиональный союз.
В бесструктурных организациях, а также в организациях с часто меняющейся структурой номенклатура дел составляется по функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации). Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу, являются управленческие функции или направления деятельности организации
Например:
1. Руководство
2. Планирование
3. Производственная деятельность
4. Финансирование
5. Учет и отчетность
6. Работа с кадрами
7. Работа архива.
Независимо от принципа построения сводной номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы ДОУ.
Наименования временно действующих коллегиальных органов и общественных организаций в порядке значимости указываются в конце номенклатуры дел в качестве самостоятельных разделов.
Согласно новой редакции п. 165.4 Инструкции в графе 4 номенклатуры дел указываются сроки хранения дел, номера пунктов согласно нормативным правовым актам, локальным правовым актам, устанавливающим перечень типовых документов с указанием сроков хранения и (или) перечни документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов и (или) организаций, с указанием сроков хранения (ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения), а также перечни документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения (перечни документов негосударственных организаций с указанием сроков хранения). Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, указанных выше, определяются ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию со структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов или государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов), ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций). В деятельности организации могут образовываться документы временного хранения, срок хранения которых после проведения экспертизы ценности может продлеваться. К сроку хранения таких документов и дел добавляется отметка «ЭПК».
Напомним, что постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 № 115 внесены изменения в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь» (далее — постановление № 140), в том числе в новой редакции изложено приложение 1 к постановлению № 140 и теперь оно называется «Перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения».
В главу 10 Инструкции внесено много и других изменений. Постараемся эту тему (номенклатуру дел) проанализировать в ближайшее время отдельно.
Претерпели изменения также и другие главы Инструкции, к этим изменениям мы также постараемся обратиться позже.
Постановление № 113, как и Закон № 163-З, вступает в силу с 27 октября 2022 г.
