Сколько по закону должны хранится первичные документы в садоводческом товариществе, если ревизионная комиссия ежегодно их проверяет, составляет отчет и отчеты принимаются общим собранием? А также протоколы правления и общего собрания?
В данном вопросе нужно руководствоваться перечнем типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения — это приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О перечне типовых документов» (далее - перечень).
Там указаны сроки хранения всех документов.
Что касается протоколов, то они хранятся постоянно (п. 17 перечня).
Относительно бухгалтерской документации следует заметить, что проверки ревизионной комиссии не имеют значения. В многих пунктах перечня, где указан срок хранения, например, 3 года, содержится пояснение - после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет.
То есть, имеет значение только налоговая проверка.
Но нужно внимательно смотреть перечень по каждому пункту (каждой категории документов), поскольку и пояснения тоже по ним разные есть.
Перечень применяется при составлении номенклатуры дел с целью определения сроков хранения документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, организаций и индивидуальных предпринимателей.
Номенклатура дел организации — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В делопроизводстве номенклатура дел организации используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. В архиве организации номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел должна быть в каждой организации, иначе невозможно обеспечить надлежащее хранение документов.
Александр ГОРБАЧ, юрист
09.03.2022
